Vedbæk Tennisklubs håndtering af

 personhenførbare data (GDPR)

 

Personhenførbare registreringer:

Samtlige medlemmer i Vedbæk Tennisklub er registreret i klubben medlemsregister. I medlemsregisteret gemmes følgende informationer:

 

· Medlemsnummer

· Navn

· Adresse

· Telefonnummer

· Mobil-telefonnummer, hvis andet end telefonnummer

· Fødselsdato

· Betalings-anmodninger

· Betalinger

Fordi informationerne indgår som bilags-grundlag i klubbens regnskaber, gemmes disse informationer også efter udmeldelse som regnskabsloven foreskriver (5 år), derefter anonymiseres data gennem sløring af de personhenførbare informationer. Efter 5 år (efter udmeldelse) kan vi fortsat se, at der var et medlem, hvad medlemmet deltog i og hvad han/hun betalte for. Men, vi kan ikke se hvem medlemmet var.

De personhenførbare oplysninger opbevares i Vedbæk Tennisklub s administrative system, der leveres og hostes af Globusdata.

Der er indgået en databehandleraftale med Globus Data.

Medlemmerne har adgang til egne data og kan til dels korrigere disse . Vedbæk tennisklubs administrative personale, formand, sekretær, kasserer og fastansatte trænere har også adgang til alle medlemmers data, men kun administratorer (kasserer, sekretær, ungdomsformand og sekretær) kan rette data.

Medlemmer kan se andre medlemmers kontakt-informationer. Disse informationer er tilgængelige, for at medlemmerne kan booke baner sammen og kan kontakte hinanden om tennisrelaterede aktiviteter.

Ud over medlems-fortegnelse og medlemmernes betalinger, registrerer Vedbæk Tennisklub også de trænings-hold, som det enkelte medlem er tilmeldt samt hans/hendes bookninger af baner.

Registreringer om ansatte:

Vedbæk tennisklub skal have en såkaldt ”Børne-attest” (udstedes af politiet), for alle ansatte som har direkte kontakt til børn under 15 år i deres arbejde for Vedbæk Tennisklub.

Ansatte skal også aflevere personnummer og bank-informationer, for at klubben kan udbetale løn. Klubben rekvirerer skattekort fra SKAT. Dog er det kun Vedbæk Tennisklubs regnskabs- og lønansvarlige medarbejder, bestyrelse og generalforsamlingsvalgte revisorer, der har adgang til cpr. numre og kontonumre. Disse informationer samkøres ikke med andre registre.

Videregivelse af personhenførbare data:

Vedbæk Tennisklub deler kontaktinformationer med Dansk Tennis Forbund (DTF) og Sjællands Tennis Union (SLTU) i det omfang dette fordres. F.eks. i forbindelse med deltagelse i turneringer og kurser.

I forbindelse med ansøgning om tilskud, videregives kontakt oplysninger til Rudersdal Kommune.

For ansatte indgår CPR-nummer og kontonummer i Vedbæk Tennisklubs rapporteringer til lønsystem og skattemyndighed.

Brug og opbevaring af billeder:

Vedbæk Tennisklub indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Vedbæk Tennisklubs aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Disse billeder anvendes på klubbens hjemmeside samt facebook side. Vedbæk Tennisklubs anlæg er offentlige områder, hvilket betyder, at alle kan tage billeder på udendørsarealerne samt i klublokalet, men ikke i omklædnings­rummene.

Vedbæk Tennisklub følger DIF’s anvisninger vedr. offentliggørelse af billeder. Disse angiver at:

“Nogle billeder må offentliggøres på foreningens hjemmeside, andre må ikke. Almindelige situationsbilleder fra idrætsaktiviteterne og fra foreningens sociale liv kan som udgangspunkt frit lægges på hjemmesiden. Også selv om de enkelte personer kan genkendes. Men hvis et situationsbillede kan udstille eller krænke en person, kræver offentliggørelsen samtykke. Det kan f.eks. være tilfældet med billeder fra en klubfest, hvor to personer kysser hinanden. I nogle idrætsgrene skal I være tilbageholdende med og måske helt undgå at offentliggøre billeder af børn.”

Ændring i eksisterede registreringer:

Tidligere medlemmer der ønsker sine persondata sløret, kan sende en anmodning til sekretaer@vedbaektennis.dk

Nuværende medlemmer kan selv logge ind i klubbens medlemssystem og se egne persondata, banebookninger, aktivitets-tilmeldinger, fakturaer etc. Det er også her, at medlemmer kan rette egne persondata.

Hverken medlemmer eller tidligere medlemmer kan få slettet Historiske data om resultater og hverv. Det drejer sig f.eks. turnerings­resultater, tildeling af pokaler og hverv i klubben. Historiske data gemmes kun med begrænsede personhenførbare data, f.eks. navn, årstal, række, resultat og billede.

 

Bestyrelsen